Invulling Klachtenregeling TPV Keltenwoud
TPVK vindt een goede klachtenregeling van groot belang. In de nieuwe statuten wordt niet expliciet gesproken over een Klachtenreglement en klachtencommissie. Art. 22 heeft het in het algemeen over reglementen. De ALV van 5 oktober 2022 heeft het reglement (incl. het instellen van een Klachtencommissie) afzonderlijk vastgesteld en daarmee het belang daarvan onderstreept. Ook is besloten dat de leden van de Klachtencommissie worden benoemd door het bestuur.
Vervolgens heeft het Bestuur een oproep gedaan aan leden om een opzet voor Klachtencommissie voor te stellen. Degenen die zich hadden aangemeld hebben eerst onderzocht of we een Klachtencommissie intern binnen TPVK konden gaan opzetten. Gezien de diversiteit van mogelijke klachten, de vertrouwelijkheid, de benodigde brede expertise, de gewenste onafhankelijkheid en de waarborg voor een continuïteit over de jaren, heeft dit werkgroepje geconcludeerd dat een eigen interne Klachtencommissie een lastige zaak wordt.
Het werkgroepje geeft het advies om géén interne Klachtencommissie op te gaan zetten, maar gebruik te gaan maken van de KNLTB-gedragsregels en van de KNLTB-klachtenexpertise. Als lid van de KNLTB kan TPVK hiervan gebruik gaan maken.
Er kunnen drie typen klachten zijn, die op de volgende manier opgepakt kunnen worden (ter beslissing aan het bestuur):
- Klachten m.b.t. trainers, competitie/toernooi-indelingen, reservering faciliteiten, financiële zaken etc.: dit zijn klachten die niet onder de KNLTB vallen maar rechtstreeks onder de TPVK intern. Deze kunnen nu door het Bestuur conform de nieuwe Statuten worden opgelost waar art. 9 spreekt over het opleggen van straffen. Voorheen hadden we niet zo’n bepaling.
- Voor klachten van weinig ernstige aard die te maken hebben met gedrag op het park of op de baan van TPVK door een Beklaagde hoeft geen beroep gedaan te worden op een KNLTB-Klachtencommissie, maar kan het Bestuur volstaan door te wijzen op de gedragsregels van de KNLTB-Fairplay https://www.knltb.nl/alles-over-de-knltb/regels-en-gedrag/fair-play/gedragscodes-en-reglementen/. Het Bestuur kan op basis van dit Reglement een directe Ordemaatregel opleggen aan de Beklaagde, of het Bestuur en Beklaagde kunnen verdere stappen zetten op basis van dit Regelement. Dergelijke maatregelen zijn in lijn met de mogelijkheden die onze nieuwe Statuten geven.
- Voor ernstige klachten die te maken hebben met grensoverschrijdend gedrag dient ieder lid de mogelijkheid te hebben om op vertrouwelijke basis dit te kunnen melden. Dit kan het beste extern, bij de vertrouwenspersoon van de KNLTB: https://www.knltb.nl/alles-over-de-knltb/regels-en-gedrag/fair-play/vertrouwenspersonen/. Deze “Compliance Officer” geeft advies geeft over integriteit, zoals welke routes en stappen er te nemen zijn, en beheert het meldpunt voor meldingen en signalen. Contactgegevens Compliance Officer: +31 (0)88 130 2634 / [email protected]. Het kan zijn dat de Vertrouwenspersoon KNLTB je doorverwijst naar Centrum Veilige Sport Nederland, maar je kunt uiteraard hiermee ook direct contact opnemen: https://centrumveiligesport.nl/.
Door de open en transparante clubgeest van TPVK hopen we ook in de toekomst die zoveel mogelijk te voorkómen. Die clubcultuur moet dus in stand gehouden worden! Maar als het voorkómen in een hopelijk incidenteel geval niet lukt, kan het Bestuur bij overnemen van deze aanbevelingen een klacht zo goed mogelijk in behandeling nemen.